Suivi des mandatement (factures)

La gestionnaire et le chef de l’établissement établissent le budget pour l’année civile, a savoir que chaque discipline dispose d'un budget et c'est le coordonnateur qui gère le budget de sa discipline.
Lorsque les professeurs souhaitent passer une commande, ils remplissent le bon de commande (disponible a l'intendance) voir annexe 1. La gestionnaire l'étudie, elle vérifie en premier lieu, si le montant de la commande entre dans le budget que dispose la discipline, si c'est le cas, la commande est saisie, par le service intendance à l'aide du logiciel GFC (rubrique : « dépense » « approvisionnement » « saisie de l'approvisionnement »). Le document est faxé ou maillé est transmis au fournisseur.
Lorsque l'on réceptionne la commande, un bon de livraison est joint, le service comptable du collège va préparer la liquidation c'est a dire de vérifier les documents (bon de commande, bon de livraison, noter les articles manquants), contrôler les RIB...
Les factures sont photocopiés en trois exemplaires. Sur chaque exemplaire est apposé le tampon où est indiqué l'année concernée, les numéros de compte, le montant de la facture et le numéro du mandat, ainsi qu'un tampon où est inscrit original (pour le premier exemplaire) et duplicata pour les trois autres. L'original et les bordereaux de mandat seront transmis à l'agence comptable de Sisteron. Un double (facture et mandat) est conservé au collège et destiné pour le compte financier en fin d'année civile. Le triple (facture et mandat) constitue les archives du collège,
La quatrième photocopie de la facture se met dans le fichier suspendu dans la partie fournisseur du collège.
L'agence comptable va contrôler la liquidation. Une fois que l'agence comptable accepte la liquidation (le paiement), le service comptable du collège va procéder au mandatement.

Voir nomenclature Comptable / ventiler puis inscrire n° de commande et n° de compte , Puis sur le logiciel GFC ( gestion